Isi kandungan
- 1. Orang AIS
- 2. Prosedur dan Arahan
- 3. Data AIS
- 4. Perisian AIS
- 5. Infrastruktur IT
- 6. Kawalan Dalaman
- Bagaimana AIS Bekerja Dalam Kehidupan Nyata
- Garisan bawah
Sistem maklumat perakaunan (AIS) adalah struktur yang digunakan oleh perniagaan untuk mengumpul, menyimpan, mengurus, memproses, mengambil dan melaporkan data kewangannya supaya dapat digunakan oleh akauntan, perunding, penganalisis perniagaan, pengurus, ketua pegawai kewangan (CFO), juruaudit, pengawal selia, dan agensi cukai.
Akauntan yang terlatih secara khusus bekerja dengan mendalam dengan AIS untuk memastikan tahap ketepatan tertinggi dalam transaksi kewangan syarikat dan penyimpanan rekod, serta membuat data kewangan dengan mudah disediakan kepada mereka yang secara sah memerlukan akses kepadanya-semua sambil menyimpan data utuh dan selamat.
Sistem maklumat perakaunan umumnya terdiri daripada enam komponen utama: orang, prosedur dan arahan, data, perisian, infrastruktur teknologi maklumat, dan kawalan dalaman. Mari lihat setiap komponen secara terperinci.
Pengenalan kepada Sistem Maklumat Perakaunan
1. Orang AIS
Orang-orang dalam AIS hanya pengguna sistem. Profesional yang mungkin perlu menggunakan AIS organisasi termasuk akauntan, perunding, penganalisis perniagaan, pengurus, ketua pegawai kewangan, dan juruaudit. AIS membantu jabatan yang berlainan dalam sebuah syarikat bekerja bersama-sama.
Sebagai contoh, pihak pengurusan boleh menubuhkan matlamat jualan yang mana kakitangan kemudian dapat memerintahkan jumlah inventori yang sesuai. Perintah inventori memberitahu jabatan perakaunan yang baru dibayar. Apabila jualan dibuat, jurujual boleh memasukkan pesanan pelanggan, perakaunan boleh memberi invois kepada pelanggan, gudang boleh memasang pesanan itu, jabatan perkapalan boleh menghantarnya, dan jabatan perakaunan diberitahu tentang penerimaan baru. Jabatan perkhidmatan pelanggan kemudian dapat menjejaki penghantaran pelanggan dan sistem dapat membuat laporan penjualan untuk manajemen. Pengurus juga boleh melihat kos inventori, kos penghantaran, kos pembuatan dan sebagainya.
Dengan AIS yang direka dengan baik, semua orang dalam organisasi yang diberi kuasa untuk melakukannya boleh mengakses sistem yang sama dan mendapat maklumat yang sama. AIS juga memudahkan mendapatkan maklumat kepada orang di luar organisasi, apabila perlu.
Sebagai contoh, perunding mungkin menggunakan maklumat dalam AIS untuk menganalisis keberkesanan struktur harga syarikat dengan melihat data kos, data jualan, dan pendapatan. Juga, juruaudit boleh menggunakan data untuk menilai kawalan dalaman syarikat, keadaan kewangan dan pematuhan dengan Sarbanes-Oxley Act (SOX).
AIS perlu direka untuk memenuhi keperluan orang-orang yang akan menggunakannya. Sistem ini juga harus mudah digunakan dan harus diperbaiki, tidak menghalang kecekapan.
2. Prosedur dan Arahan
Prosedur dan arahan AIS adalah kaedah yang digunakan untuk mengumpul, menyimpan, mengambil dan memproses data. Kaedah-kaedah ini adalah manual dan automatik. Data ini boleh datang dari sumber dalaman (misalnya, pekerja) dan sumber luaran (misalnya, pesanan dalam talian pelanggan). Prosedur dan arahan akan dikodkan ke dalam perisian AIS-mereka juga harus "dikodkan" menjadi pekerja melalui dokumentasi dan latihan. Untuk menjadi berkesan, prosedur dan arahan mesti dipatuhi secara konsisten.
3. Data AIS
Untuk menyimpan maklumat, AIS mesti mempunyai struktur pangkalan data seperti bahasa pertanyaan berstruktur (SQL), bahasa komputer yang biasa digunakan untuk pangkalan data. AIS juga memerlukan pelbagai skrin masukan untuk pelbagai jenis pengguna sistem dan kemasukan data, serta format output yang berbeza untuk memenuhi keperluan pengguna yang berbeza dan pelbagai jenis maklumat.
Data yang terkandung dalam AIS adalah semua maklumat kewangan yang berkaitan dengan amalan perniagaan organisasi. Apa-apa data perniagaan yang memberi kesan terhadap kewangan syarikat harus masuk ke dalam AIS.
Jenis data yang dimasukkan dalam AIS bergantung kepada jenis perniagaan, tetapi mungkin terdiri dari yang berikut:
- Pesanan jualanPembayaran bil pengguna Laporan analisa jualanPembeli perolehanVisnis invoisCheck registersInventory dataPasang panduan maklumat PemotonganTax maklumat
Data ini kemudiannya boleh digunakan untuk menyediakan penyata dan laporan perakaunan, seperti penuaan penghutang akaun, jadual penyusutan / pelunasan, baki percubaan, keuntungan dan kerugian, dan sebagainya. Mempunyai semua data ini di satu tempat-dalam AIS-memudahkan urusan penyimpanan, pelaporan, analisis, audit, dan membuat keputusan perniagaan. Untuk data berguna, ia mesti lengkap, betul dan relevan.
Sebaliknya, contoh data yang tidak akan masuk ke dalam AIS termasuk memo, surat menyurat, pembentangan, dan manual. Dokumen-dokumen ini mungkin mempunyai hubungan tangen terhadap kewangan syarikat, tetapi, tidak termasuk nota kaki standard, mereka tidak benar-benar sebahagian daripada penyimpanan rekod kewangan syarikat.
4. Perisian AIS
Komponen perisian AIS ialah program komputer yang digunakan untuk menyimpan, mengambil, memproses dan menganalisis data kewangan syarikat. Sebelum ada komputer, AIS adalah sistem manual, berasaskan kertas, tetapi hari ini, kebanyakan syarikat menggunakan perisian komputer sebagai asas AIS. Perniagaan kecil mungkin menggunakan QuickBook Intuit atau Sage's Sage 50 Accounting, tetapi ada yang lain. Perniagaan kecil ke pertengahan mungkin menggunakan Perniagaan Satu SAP. Perniagaan bersaiz sederhana dan besar mungkin menggunakan Microsoft Dynamics GP, MAS Sage Group MAS 90 atau MAS 200, PeopleSoft Oracle atau Pengurusan Kewangan Epicor.
Kualiti, kebolehpercayaan, dan keselamatan adalah komponen utama perisian AIS yang berkesan. Pengurus bergantung kepada maklumat yang dihasilkan untuk membuat keputusan untuk syarikat, dan mereka memerlukan maklumat berkualiti tinggi untuk membuat keputusan yang baik.
Program perisian AIS boleh disesuaikan untuk memenuhi keperluan unik pelbagai jenis perniagaan. Jika program yang ada tidak memenuhi keperluan syarikat, perisian ini juga boleh dibangunkan secara dalaman dengan input besar dari pengguna akhir atau boleh dibangunkan oleh syarikat pihak ketiga khusus untuk organisasi. Sistem itu juga boleh disalurkan kepada syarikat khusus.
Bagi syarikat yang didagangkan secara umum, tidak kira apa program perisian dan pilihan penyesuaian yang dipilih oleh perniagaan, peraturan Sarbanes-Oxley akan menentukan struktur AIS sedikit sebanyak. Ini kerana peraturan SOX menubuhkan kawalan dalaman dan prosedur pengauditan yang mana syarikat awam mesti mematuhi.
5. Infrastruktur IT
Infrastruktur teknologi maklumat hanyalah nama mewah untuk perkakasan yang digunakan untuk mengendalikan sistem maklumat perakaunan. Kebanyakan item perkakasan ini memerlukan perniagaan, termasuk komputer, peranti mudah alih, pelayan, pencetak, pelindung lonjakan, penghala, media penyimpanan, dan mungkin bekalan kuasa sokongan. Sebagai tambahan kepada kos, faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perkakasan termasuk kelajuan, keupayaan penyimpanan dan sama ada ia dapat diperluaskan dan ditingkatkan.
Mungkin yang paling penting, perkakasan yang dipilih untuk AIS mestilah sesuai dengan perisian yang dimaksudkan. Secara idealnya, ia bukan hanya bersesuaian, tetapi sistem optik yang kurang pantas akan menjadi lebih berguna daripada yang cepat. Salah satu cara perniagaan dapat dengan mudah memenuhi keperluan kompatibilitas perkakasan dan perisian adalah dengan membeli sistem turnkey yang mencakup baik perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan oleh bisnis. Membeli sistem turnkey bermakna, secara teorinya, bahawa perniagaan akan mendapat gabungan perkakasan dan perisian yang optimum untuk AISnya.
AIS yang baik juga harus merangkumi satu pelan untuk mengekalkan, memberi servis, menggantikan dan menaik taraf komponen sistem perkakasan, serta rancangan pelupusan perkakasan yang rosak dan ketinggalan zaman supaya data yang sensitif sepenuhnya hancur.
6. Kawalan Dalaman
Kawalan dalaman AIS adalah langkah-langkah keselamatan yang digunakan untuk melindungi data sensitif. Ini boleh semudah kata laluan atau kompleks seperti pengenalan biometrik. AIS mesti mempunyai kawalan dalaman untuk melindungi daripada akses komputer yang tidak dibenarkan dan untuk menghadkan akses kepada pengguna yang dibenarkan, yang termasuk beberapa pengguna di dalam syarikat. Ia juga harus menghalang akses fail yang tidak dibenarkan oleh individu yang dibenarkan mengakses hanya bahagian-bahagian sistem tertentu.
AIS mengandungi maklumat sulit yang dimiliki bukan sahaja kepada syarikat tetapi juga kepada para pekerja dan pelanggannya. Data ini mungkin termasuk nombor Keselamatan Sosial, maklumat gaji, nombor kad kredit, dan sebagainya. Semua data dalam AIS harus disulitkan, dan akses ke sistem harus dilog dan diteliti. Aktiviti sistem juga boleh dikesan.
AIS juga memerlukan kawalan dalaman yang melindunginya daripada virus komputer, peretas dan ancaman dalaman dan luaran yang lain untuk keselamatan rangkaian. Ia juga mesti dilindungi dari bencana alam dan lonjakan kuasa yang boleh menyebabkan kehilangan data.
Bagaimana AIS Bekerja Dalam Kehidupan Nyata
Kami telah melihat bagaimana AIS yang direka dengan baik membolehkan perniagaan berjalan dengan lancar pada asas harian atau menghalang operasinya jika sistem itu kurang direka. Penggunaan ketiga untuk AIS adalah, apabila perniagaan dalam kesulitan, data dalam AIS dapat digunakan untuk mengungkap kisah tentang apa yang salah.
Kes-kes WorldCom dan Lehman Brothers menyediakan dua contoh.
Pada tahun 2002, juruaudit dalaman WorldCom Eugene Morse dan Cynthia Cooper menggunakan AIS syarikat untuk mendedahkan $ 4 bilion dalam peruntukan perbelanjaan penipuan dan penyertaan perakaunan lain. Siasatan mereka membawa kepada penamatan CFO Scott Sullivan, serta undang-undang baru - seksyen 404 Akta Sarbanes-Oxley, yang mengawal kawalan dan prosedur kewangan dalaman syarikat.
Apabila menyiasat sebab-sebab keruntuhan Lehman, kajian semula sistem AIS dan sistem data lain adalah komponen utama, bersama-sama dengan pengumpulan dan kajian dokumen, serta wawancara saksi. Mencari sebab-sebab kegagalan syarikat itu "memerlukan penyiasatan dan kajian menyeluruh terhadap sistem pengendalian, perdagangan, penilaian, kewangan, perakaunan dan lain-lain Lehman, " menurut laporan pemeriksa sembilan volum 2, 200 halaman.
Sistem Lehman menyediakan contoh bagaimana AIS tidak seharusnya berstruktur. Laporan pemeriksa Anton R. Valukas menyatakan, "Pada masa pemfailan kebangkrutannya, Lehman mengekalkan serangkaian lebih dari 2, 600 sistem dan aplikasi perisian… Banyak sistem Lehman yang tunduk, ketinggalan zaman atau tidak standard."
Pemeriksa memutuskan untuk menumpukan usahanya pada 96 sistem yang paling relevan. Peperiksaan ini memerlukan latihan, kajian, dan percubaan dan kesilapan hanya untuk mengetahui cara menggunakan sistem.
Laporan Valukas juga menyatakan, "Sistem Lehman sangat saling bergantung, tetapi hubungan mereka sukar untuk diuraikan dan tidak didokumentasikan dengan baik. Ia memerlukan usaha yang luar biasa untuk mengecilkan sistem ini untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan."
Garisan bawah
Enam komponen AIS semuanya bekerjasama untuk membantu pekerja utama mengumpul, menyimpan, mengurus, memproses, mengambil, dan melaporkan data kewangan mereka. Mempunyai sistem maklumat perakaunan yang maju dan dikendalikan yang cekap dan tepat adalah komponen penting dalam perniagaan yang berjaya.
