Nota debit adalah satu bentuk bukti bahawa satu perniagaan telah mencipta kemasukan debit yang sah semasa berurusan dengan perniagaan lain. Ini mungkin berlaku apabila pembeli mengembalikan bahan kepada pembekal dan perlu mengesahkan jumlah pembayaran balik. Dalam kes ini, pembeli mengeluarkan nota debit yang mencerminkan transaksi perakaunan.
Perniagaan mungkin mengeluarkan nota debit sebagai tindak balas kepada nota kredit yang diterima. Kesalahan (sering dikenakan faedah dan yuran) dalam invois jualan, pembelian atau pinjaman mungkin mendorong firma untuk mengeluarkan nota debit untuk membantu membetulkan ralat.
Takeaways Utama
- Nota debit adalah transaksi bertulis yang menyatakan satu perniagaan telah mengambil tindakan kewangan sebagai hasil daripada berurusan dengan perniagaan lain; nota itu sepadan dengan nota debit dalam log perakaunan. Urusniaga perniagaan ke perniagaan menggunakan kedua-dua nota debit dan kredit; semua nota bertarikh, termasuk nombor siri, perihalan urus niaga, butir-butir pemulangan dan tandatangan orang yang terlibat. Satu invois yang dibebankan bahawa pembekal kemudiannya cuba membetulkan akan menjadi contoh tipikal nota debit; sebuah kedai yang kembali produk kepada pembekalnya dan ingin mendapatkan pembayaran balik akan menjadi contoh lain.
Nota Debit dalam Transaksi
Nota-nota debit dan nota kredit hampir selalu terlibat dalam transaksi perniagaan-ke-perniagaan (B2B). Mereka sesuai dengan penyertaan debit dan kredit dalam log perakaunan, yang selanjutnya berfungsi sebagai bukti transaksi perniagaan terdahulu. Mereka juga boleh dirujuk sebagai memo debit.
Nota-nota debit selalunya semua termasuk maklumat am yang sama: tarikh nota, nombor bersiri, penerangan ringkas transaksi perniagaan terdahulu, perincian item yang dikembalikan (termasuk cukai jualan dan rujukan kepada invois) dan tandatangan syarikat yang sesuai pihak berkuasa.
Anda kemungkinan besar akan mendengar mengenai nota debit berikutan invois yang dibilkan. Katakan pembekal menghantar bahan bernilai $ 10, 000 kepada pelanggan, tetapi hanya menghantar invois sebanyak $ 9, 500. Setelah menyedari kesilapannya, pembekal boleh mengemukakan nota debit kepada kliennya untuk perbezaan $ 500 untuk menyelesaikan masalah tersebut dan membuat sebarang pelarasan yang sewajarnya kepada rekod perakaunannya.
Nota debit, memo pendeposit, penerimaan debit, dan invois semuanya bersifat serupa dan semua dokumen sah yang menunjukkan transaksi kewangan antara perniagaan; Walau bagaimanapun, istilah "resit debit" jarang, jika pernah digunakan dalam transaksi B2B.
Resit Debit
Terdapat beberapa kekaburan antara istilah "nota debit" dan "resit debit." Kadang-kadang resit debit digunakan secara bergantian dengan nota debit - pada masa-masa lain, penerimaan debit hanya dimaksudkan untuk menggambarkan rekod tertulis yang membuktikan pelanggan berhutang wang kepada syarikat. Ia jarang dapat melihat terma penerimaan debit yang digunakan untuk transaksi B2B.
Invois
Resit nota atau resit debit sangat serupa dengan invois. Perbezaan utama adalah bahawa invois selalu menunjukkan jualan, di mana nota debit dan penerimaan debit menggambarkan pelarasan atau pengembalian transaksi yang telah berlaku.
Nota debit juga boleh digantikan dengan invois tradisional apabila sesuatu yang baik atau perkhidmatan disediakan yang berada di luar skop perniagaan biasa. Ini membantu membezakan urus niaga untuk kedua-dua jabatan perakaunan, dan juga mengekalkan syarikat penerbit untuk mencipta jenis invois baru.
Urus niaga B2B biasanya berdasarkan pelanjutan kredit, di mana penjual menghantar penghantaran ke syarikat sebelum dibayar, kemudian invois syarikat untuk jumlah yang terhutang selepas penghantaran; debit dan kredit adalah kaedah perakaunan yang digunakan untuk menjejaki urus niaga ini.
Pulangan Bahan
Fikirkan nota debit sebagai tuntutan terhadap kesilapan perniagaan. Dalam kes barangan yang dikembalikan dari pembeli kepada vendor atau pembekal, nota debit menunjukkan perubahan dalam buku pembeli (log perakaunan) dan permintaan kredit yang dikembalikan. Pembekal / vendor sering menghantar nota kredit sebagai bukti pembalikan.
Sebagai contoh, pertimbangkan kes di mana syarikat XYZ mengembalikan bahan kepada pembekalnya, syarikat ABC. Untuk membuktikan amaun yang perlu dibayar balik, XYZ membuat nota debit. Pembelian asal adalah $ 5, 000, jadi nota debit harus mencerminkan kos bahan, ditambah dengan kadar cukai jualan tempatan. Cukai dan kos barang harus selalu menjadi item baris berasingan dalam nota.
Setelah menerima, ABC harus membuat nota kredit kecil sebagai bukti pemahaman, kemudian teruskan untuk membayar balik (atau menawarkan kredit kepada) XYZ (selagi nota debit mengandungi maklumat yang betul).
Faedah / Komisen Belum Terima
Katakan satu perniagaan berhutang minat kepada pemiutang atau komisi kepada pihak ketiga untuk perkhidmatan yang diberikan. Dalam kes sedemikian, nota debit biasanya dikeluarkan untuk bertindak balas terhadap nota kredit yang diterima, tetapi penghutang selalu boleh mengeluarkan satu yang tidak disahkan.
Nota debit belum terima komisyen adalah sama antara syarikat induk dan anak syarikat. Nota debit boleh terima faedah boleh digunakan untuk menyesuaikan bayaran terlebih dahulu atau sebagai bentuk penyimpanan rekod yang mudah.
