Apa itu Bilik Data Maya?
Bilik data maya (VDR), yang juga dikenali sebagai ruang berurusan, adalah repositori dalam talian yang selamat untuk simpanan dan pengedaran dokumen. Ia biasanya digunakan semasa proses ketekunan sebelum penggabungan atau pengambilalihan untuk mengkaji semula, berkongsi dan mendedahkan dokumentasi syarikat.
Memahami Bilik Data Maya
Bilik data maya semakin menggantikan bilik data fizikal yang digunakan secara tradisional untuk mendedahkan dan berkongsi dokumen. Dengan globalisasi perniagaan dan peningkatan pengawasan untuk mengurangkan kos, bilik data maya merupakan alternatif yang menarik untuk bilik data fizikal. Bilik data maya boleh diakses secara meluas, boleh didapati dengan serta-merta, dan lebih selamat. Kerana kebimbangan keselamatan berkembang dan insiden dengan pelanggaran meningkat, penyedia VDR sedang mengembangkan pangkalan data yang lebih canggih dan boleh dipercayai. Tawaran awam awal (IPO), operasi pengauditan, dan perkongsian atau perniagaan lain yang mesti bekerjasama dan berkongsi maklumat akan menggunakan bilik data maya.
Penggunaan Bilik Data Maya
Prosedur penggabungan dan pengambilalihan (M & A) adalah penggunaan VDR yang paling biasa. Repositori ini menyediakan tempat untuk ketekunan wajar yang diperlukan semasa pemecahan perjanjian. Urus niaga perniagaan ini melibatkan sejumlah besar dokumen, kebanyakannya adalah sulit dan mengandungi maklumat sensitif. Menggunakan VDR adalah cara yang selamat dan boleh dipercayai untuk semua pihak yang berkepentingan untuk mengkaji semula dan menukar dokumen semasa mereka terlibat dalam rundingan.
Perniagaan sering bekerja antara satu sama lain untuk menghasilkan dan mengeluarkan produk semasa pembinaan sebuah bangunan dan menawarkan perkhidmatan. Membentuk dan mengekalkan hubungan perniagaan memerlukan kontrak dan penghantaran data yang kerap. Bilik data maya menyediakan untuk penyimpanan kontrak-kontrak ini dan membuat dokumen yang sedia ada yang diperlukan untuk meneruskan perkongsian perniagaan. Sebagai contoh, perubahan yang dibuat kepada pelan struktur oleh seorang jurutera boleh didapati dengan segera kepada semua kontraktor yang terlibat dalam projek itu.
Amalan, pematuhan, dan akaun syarikat audit adalah amalan biasa dalam semua perniagaan. Proses ini sering menjadi masalah kerana pekerja mesti berinteraksi dengan pengawal selia dan penyelaras luaran. Juga, hari ini banyak syarikat mempunyai pejabat di lokasi terpencil dan di seluruh dunia dalam pelbagai zon waktu. Penggunaan bilik data maya membolehkan peguam, akauntan, pengawal selia dalaman dan luaran, dan pihak lain yang berminat untuk mempunyai titik akses terpusat. Menyediakan sistem pusat mengurangkan kesilapan dan masa. Juga, ia menyediakan untuk ketelusan komunikasi. Bergantung kepada jenis audit, tahap akses dan kuasa berbeza-beza.
Menawarkan tawaran awam awal (IPO) adalah tugas yang menakutkan yang memerlukan jumlah kertas kerja yang tidak dapat dibayangkan. Seperti audit, ketelusan adalah penting. Syarikat mesti membuat, menukar, mengekalkan dan menguruskan jumlah dokumen yang besar. Kerana sifat urus niaga, kebanyakan pengguna akan mempunyai akses terhad, seperti "pandangan sahaja." Keupayaan untuk menyalin, memajukan, atau mencetak boleh dilarang.
Alternatif kepada VDR
Walaupun bilik data maya menawarkan banyak manfaat, mereka tidak sesuai untuk setiap industri. Sebagai contoh, sesetengah kerajaan boleh memilih untuk terus menggunakan bilik data fizikal untuk pertukaran maklumat sulit. Kerosakan dari potensi serangan siber dan pelanggaran data melebihi manfaat yang ditawarkan oleh bilik data maya. Keputusan peristiwa tersebut dapat menjadi kenyataan jika mengancam pihak yang mengakses informasi rahasia. Dalam keadaan tersebut, penggunaan VDR tidak akan menjadi pertimbangan.
