Apakah Permintaan untuk Cadangan (RFP)?
Permintaan untuk cadangan (RFP) adalah dokumen perniagaan yang mengumumkan dan memberikan butiran tentang projek, serta mendapatkan tawaran dari kontraktor yang akan membantu menyelesaikan projek tersebut. Kebanyakan organisasi lebih suka menggunakan RFP, dan, dalam kebanyakan kes, kerajaan hanya menggunakan permintaan untuk cadangan. Permintaan untuk cadangan untuk program tertentu mungkin memerlukan syarikat untuk mengkaji semula tawaran untuk memeriksa kebolehlaksanaan mereka, kesihatan syarikat pembida, dan kemampuan pembida untuk melakukan apa yang dicadangkan.
Takeaways Utama
- Permintaan untuk cadangan adalah pengumuman dana projek yang disiarkan oleh organisasi yang mana syarikat-syarikat meletakkan tawaran. RFP menggariskan proses pembidaan dan istilah kontrak dan membimbing bagaimana bidaan harus diformat. PRP digunakan terutamanya oleh agensi kerajaan untuk mendapatkan tawaran terendah.RPP membolehkan syarikat yang meminta untuk mendapatkan berbilang pembida.
Memahami Permohonan Cadangan (RFP)
RFPs menggariskan proses pembidaan dan terma kontrak, dan memberikan panduan mengenai cara pembida harus diformatkan dan dibentangkan. Mereka umumnya dikhaskan untuk projek yang kompleks. Permintaan ini menentukan jenis projek dan kriteria penilaian yang mendedahkan bagaimana cadangan dinilai. Permintaan boleh merangkumi pernyataan kerja, menggambarkan tugas yang akan dilakukan oleh pemenang yang menang dan garis masa untuk menyediakan kerja selesai. Mereka juga termasuk maklumat mengenai organisasi penerbit dan barisan perniagaannya.
RFP juga membimbing penawar tentang bagaimana menyediakan cadangan. Mereka mungkin menggariskan arahan mengenai maklumat yang harus dimasukkan oleh penawar dan format yang diingini.
Cadangan itu tidak sepatutnya terperinci kerana ia mungkin menghalang kreativiti kontraktor, dan ia tidak sepatutnya tidak jelas bahawa kontraktor itu ditinggalkan.
Majoriti RFP dikemukakan oleh agensi kerajaan dan pihak lain yang terlibat dalam sektor awam. Mereka pada umumnya diperlukan untuk membuka persaingan di kalangan syarikat swasta untuk membuat proses itu adil. Untuk memastikan kos rendah, agensi-agensi ini mahu memastikan mereka mendapat tawaran yang paling rendah dan paling kompetitif.
Sebab sebuah organisasi boleh mengeluarkan RFP adalah untuk mendapatkan berbilang bida. Organisasi mencari boleh mendapat manfaat daripada berbilang pembida dan perspektif. Sebagai contoh, perniagaan yang ingin mengubah proses pelaporannya dari sistem berasaskan kertas ke sistem berasaskan komputer boleh memasukkan permintaan untuk perkakasan, perisian, dan latihan pengguna untuk menubuhkan dan mengintegrasikan sistem baru ke dalam perniagaan.
Keperluan untuk Cadangan Cadangan
Agensi kerajaan atau entiti lain mungkin dikehendaki mengeluarkan permintaan untuk cadangan untuk menyediakan persaingan penuh dan terbuka untuk mengurangkan kos penyelesaian. Menerima cadangan yang paling responsif kepada spesifikasi mungkin tidak selalu bermakna tawaran paling murah.
Membuat cadangan untuk membuat cadangan dengan bijak boleh menentukan kejayaan atau kegagalan penyelesaian yang dihasilkan. Sekiranya syarat-syarat yang ditetapkan terlalu jelas, penawar tidak boleh merekabentuk dan melaksanakan penyelesaian lengkap untuk masalah ini. Jika keperluannya terlalu terperinci dan ketat, kreativiti dan inovasi pembeli mungkin terhad.
Proses RFP bermula dengan merangka permintaan untuk cadangan. Penawar mengkaji semula permintaan dan mengemukakan cadangan untuk penambahbaikan. Selepas melaksanakan maklum balas, permintaan akhir bagi cadangan dikeluarkan. Pembida kemudian mengemukakan cadangan mereka. Pelanggan memilih sekumpulan kecil pembida dan memasuki rundingan mengenai harga dan butiran teknikal. Pelanggan boleh meminta penawar yang selebihnya untuk mengemukakan tawaran terbaik dan akhir sebelum memberi kontrak. Kontrak ini dibentangkan kepada syarikat yang menyediakan penyelesaian terbaik untuk isu ini.
Contoh Permintaan untuk Cadangan
Katakan, sebagai contoh, Pentadbiran Keretapi Persekutuan mengeluarkan permintaan untuk membiayai, merekabentuk, membina, mengendalikan, dan mengekalkan sistem rel berkelajuan tinggi. Pihak yang berminat mengemukakan cadangan memenuhi keperluan yang digariskan dalam dokumen tersebut. Berdasarkan cadangan yang diterima oleh tarikh akhir, Jabatan Pengangkutan menetapkan komisen untuk mengkaji dan membina cadangan selanjutnya. DOT memilih cadangan yang paling merangkumi matlamatnya dan mengupah syarikat untuk menjalankan kerja.
