Apakah Invois?
Invois adalah dokumen komersil yang merangkumkan dan merekodkan transaksi antara pembeli dan penjual. Jika barangan atau perkhidmatan dibeli secara kredit, invois biasanya menentukan terma perjanjian dan memberikan maklumat mengenai cara pembayaran yang tersedia. Jenis invois boleh termasuk resit, bil jualan, nota debit, atau invois jualan.
Syarikat-syarikat mungkin memilih untuk menghantar pernyataan akhir bulan sebagai invois untuk semua urus niaga yang belum dijelaskan. Sekiranya ini berlaku, pernyataan mesti menunjukkan bahawa tiada invois berikutnya akan dihantar. Dari segi sejarah, invois telah direkodkan di atas kertas, selalunya dengan beberapa salinan yang dihasilkan supaya pembeli dan penjual masing-masing mempunyai rekod transaksi untuk rekod mereka sendiri. Pada masa ini, invois yang dijana oleh komputer agak biasa. Mereka boleh dicetak pada kertas yang diminta atau dihantar melalui e-mel kepada pihak-pihak yang melakukan transaksi. Rekod elektronik juga memudahkan pencarian dan pengisihan transaksi tertentu atau tarikh tertentu.
Invois pro-forma adalah perjanjian yang mengikat, walaupun terma jualan adalah tertakluk kepada perubahan.
Invois
Asas Invois
Invois mesti menyatakan ia adalah invois di muka bil tersebut. Ia biasanya mempunyai pengecam unik yang dikenali sebagai nombor invois yang berguna untuk rujukan dalaman dan luaran. Invois biasanya mengandungi maklumat hubungan untuk penjual atau pembekal perkhidmatan sekiranya terdapat ralat berkaitan dengan pengebilan.
Terma pembayaran boleh digariskan pada invois, serta maklumat yang berkaitan dengan apa-apa diskaun, butiran pembayaran awal atau caj kewangan yang dinilai untuk pembayaran lewat. Ia juga membentangkan kos unit item, jumlah unit yang dibeli, penghantaran, pengendalian, perkapalan, dan caj cukai yang berkaitan, dan ia menggariskan jumlah yang terhutang.
Invois pro forma adalah bil jualan awal yang dihantar kepada pembeli sebelum penghantaran atau penyerahan barang. Invois biasanya akan menerangkan item yang dibeli dan maklumat penting lain seperti berat penghantaran dan caj pengangkutan. Pro forma invois sering dimainkan dengan transaksi antarabangsa, terutamanya untuk tujuan kastam mengenai import.
Anda harus sentiasa menyimpan salinan invois dan resit anda-baik dalam bentuk kertas atau elektronik - untuk tujuan percukaian.
Kepentingan Tarikh Invois
Tarikh invois mewakili tarikh rasmi di mana barang telah dibilkan dan urus niaga secara rasmi direkodkan. Oleh itu, tarikh invois mempunyai maklumat penting mengenai pembayaran, kerana ia menentukan tempoh kredit dan tarikh akhir tagihan. Ini amat penting bagi entiti yang menawarkan kredit, seperti net 30. Tarikh tamat sebenar invois biasanya 30 hari selepas tarikh invois.
E-Invois
Sejak kedatangan era komputer, orang dan perniagaan telah mendapati lebih mudah bergantung pada invois elektronik sebagai alternatif kepada dokumen kertas. Invois elektronik, atau e-invois, adalah satu bentuk bil elektronik untuk menjana, menyimpan dan memantau dokumen berkaitan transaksi antara pihak-pihak dan memastikan syarat-syarat perjanjian mereka dipenuhi.
Dokumen e-dokumen ini mungkin termasuk invois dan resit, pesanan pembelian, nota debit dan kredit, terma dan arahan pembayaran, dan slip pengiriman wang. Invois digital biasanya dihantar melalui e-mel, laman web atau aplikasi. Kelebihannya adalah seperti yang berikut:
- Permanenan dan penentangan terhadap kerosakan fizikalTerdapat mencari dan menyusun nama-nama, terma, atau tarikh tertentuKesistemabiliti yang meningkatKehabiliti untuk mencetak atau membiak mengikut permintaan Keupayaan pengumpulan data dan risikan perniagaanReduction of use paper
Penyeludupan E termasuk beberapa teknologi dan pilihan masuk dan digunakan sebagai istilah umum untuk menerangkan sebarang kaedah yang mana invois secara elektronik dikemukakan kepada pelanggan untuk pembayaran. Beberapa piawaian e-invois, seperti EDIFACT dan UBL, telah dibangunkan di seluruh dunia untuk memudahkan penggunaan dan kecekapan.
Takeaways Utama
- Invois adalah dokumen komersil yang merangkumkan dan merekodkan transaksi antara pembeli dan penjual.A resit kertas dari kedai adalah invois pengguna biasa.Invoices adalah elemen penting dalam kawalan dalaman dan audit perakaunan. Caj pada invois mestilah diluluskan oleh kakitangan pengurusan yang bertanggungjawab. Amanah biasanya menggariskan terma pembayaran, kos unit, perkapalan, pengendalian, dan apa-apa terma lain yang digariskan semasa transaksi. Invois boleh dalam bentuk kertas, tetapi e-invois telah menjadi lebih biasa.
Invois dan Akaun Dibayar
Invois menjejaki penjualan produk untuk kawalan inventori, perakaunan dan cukai. Banyak syarikat mengangkut produk dan mengharapkan pembayaran pada tarikh yang akan datang, jadi jumlah amaun yang terhutang menjadi akaun yang perlu dibayar kepada pembeli dan akaun yang akan diterima oleh penjual.
Invois moden hari ini dihantar secara elektronik, dan bukan berasaskan kertas. Jika invois hilang, pembeli boleh meminta salinan dari penjual. Penggunaan invois mewakili kehadiran kredit, kerana penjual telah menghantar produk atau menyediakan perkhidmatan tanpa menerima wang tunai di depan.
Invois adalah berbeza daripada pesanan pembelian, yang dibuat sebelum tempahan pelanggan yang baik atau perkhidmatan.
Invois dan Kawalan Dalaman
Invois adalah unsur penting dalam kawalan dalaman perakaunan. Caj pada invois mesti diluluskan oleh kakitangan pengurusan yang bertanggungjawab. Sebagai alternatif, invois dipadankan dengan pesanan pembelian, dan setelah mendamaikan maklumat, bayaran dibuat untuk transaksi yang diluluskan. Firma pengauditan memastikan invois dimasukkan ke dalam tempoh perakaunan yang sesuai apabila menguji potongan perbelanjaan.
