Apakah Sistem Maklumat Perakaunan (AIS)?
Sistem maklumat perakaunan (AIS) melibatkan pengumpulan, penyimpanan, dan pemprosesan data kewangan dan perakaunan yang digunakan oleh pengguna dalaman untuk melaporkan maklumat kepada pelabur, pemiutang, dan pihak berkuasa cukai. Ini biasanya merupakan kaedah berasaskan komputer untuk menjejaki aktiviti perakaunan bersamaan dengan sumber teknologi maklumat. AIS menggabungkan amalan perakaunan tradisional, seperti penggunaan Prinsip Perakaunan Umum yang Diterima (GAAP), dengan sumber teknologi maklumat moden.
Bagaimana Sistem Maklumat Perakaunan (AIS) Digunakan
Sistem maklumat perakaunan mengandungi pelbagai elemen penting dalam kitaran perakaunan. Walaupun maklumat yang terkandung dalam sistem bervariasi di kalangan industri dan saiz perniagaan, AIS tipikal termasuk data berkaitan pendapatan, perbelanjaan, maklumat pelanggan, maklumat pekerja, dan maklumat cukai. Data khusus termasuk pesanan jualan dan laporan analisis, pembelian tuntutan, invois, daftar cek, inventori, gaji, lejar, baki percubaan, dan maklumat penyata kewangan.
Sistem maklumat perakaunan mesti mempunyai struktur pangkalan data untuk menyimpan maklumat. Struktur pangkalan data ini biasanya diprogramkan dengan bahasa pertanyaan yang membolehkan jadual dan manipulasi data. AIS mempunyai banyak bidang untuk memasukkan data serta mengedit data yang disimpan sebelum ini. Di samping itu, sistem maklumat perakaunan sering dijadikan platform dengan langkah pencegahan yang diambil terhadap virus, penggodam, dan sumber luaran lain yang cuba mengumpulkan maklumat. Keselamatan siber semakin penting kerana semakin banyak syarikat menyimpan data mereka secara elektronik.
Pelbagai output sistem maklumat perakaunan menunjukkan keupayaan kemampuan manipulasi data. AIS menghasilkan laporan termasuk laporan penuaan akaun yang boleh diterima berdasarkan maklumat pelanggan, jadual susut nilai bagi aset tetap, dan baki percubaan untuk pelaporan kewangan. Senarai pelanggan, pengiraan cukai, dan tahap inventori juga boleh diterbitkan semula. Walau bagaimanapun, surat-menyurat, memo, atau pembentangan tidak termasuk dalam AIS kerana perkara-perkara ini tidak berkaitan langsung dengan pelaporan kewangan atau simpan kira syarikat.
Faedah Sistem Maklumat Perakaunan
Interdepartmental Interfacing
Sistem maklumat perakaunan berusaha untuk merentas pelbagai jabatan. Dalam sistem ini, jabatan jualan boleh memuat naik belanjawan jualan. Maklumat ini digunakan oleh pasukan pengurusan inventori untuk mengendalikan inventori dan bahan pembelian. Apabila pembelian inventori, sistem boleh memberitahu jabatan yang perlu dibayar akaun invois baru. AIS juga boleh berkongsi maklumat tentang pesanan baru supaya jabatan pembuatan, perkapalan, dan perkhidmatan pelanggan menyedari penjualannya.
Kawalan Dalaman
Sebahagian daripada sistem maklumat perakaunan berkaitan dengan kawalan dalaman. Polisi dan prosedur boleh diletakkan di dalam sistem untuk memastikan maklumat sensitif, vendor, dan perniagaan sensitif dikekalkan dalam syarikat. Melalui penggunaan kelulusan akses fizikal, keperluan log masuk, log masuk, kebenaran, dan pemisahan tugas, pengguna hanya boleh terhad kepada maklumat yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi perniagaan mereka.
