Dunia kewangan telah berkembang menjadi tempat kerja yang sangat berdaya saing. Walaupun hanya terdapat 24 jam dalam satu hari sahaja, seperti kata pepatah, masa adalah wang. Oleh itu, pengurusan masa yang berkesan adalah kelebihan daya saing bagi mana-mana profesional kewangan yang ingin menjadi lebih produktif dan meningkatkan kualiti waktu dari kerja.
Walau bagaimanapun, terdapat banyak gangguan yang boleh membuat anda bekerja lebih lama daripada yang diperlukan. Teruskan membaca untuk mengetahui tentang beberapa penyumbat masa yang biasa ini dan mengetahui tentang beberapa tip pengurusan masa yang akan membuat anda mendapat lebih banyak kerja yang dilakukan dalam masa kurang.
The Black Hole
Terdapat pelbagai masa yang boleh menyedut produktiviti. Sebagai contoh, profesional kewangan sentiasa digoda untuk berbilang tugas. Katakan bahawa anda seorang penasihat, dan antara 8:30 dan 10 pagi pada hari Rabu pagi, anda berjaya mencapai perkara berikut:
- Anda bekerja di hamparan, Tetapi berhenti selepas terganggu oleh dua mesej e-mel baru, Kemudian hantar enam e-mel berturut-turut, Diikuti dengan memeriksa gambar perkahwinan rakan kuliah di Instagram, Kemudian terima undangan sosial sosial syarikat melalui mesej Slack, Sebelum menelefon dua panggilan tak dijangka daripada bakal pelanggan, dan akhirnya terpaksa menggantung tiba-tiba apabila pengurus anda berhenti untuk mengingatkan anda bahawa anda sudah lewat lima minit untuk mesyuarat kakitangan.
Adakah bunyi ini seperti pagi yang biasa untuk anda? Jika ya, dan terutamanya jika anda bekerja dalam persekitaran korporat yang lemah seperti firma ekuiti persendirian atau bank pelaburan, anda mungkin berada di tahap yang paling rendah berbanding dengan rakan-rakan anda.
Lima atau sepuluh tahun dari sekarang, tidak ada yang akan mengingat, mempedulikan atau mempromosikan anda untuk semua pekerjaan sibuk yang telah anda capai. Adakah dunia akan peduli jika Thomas Jefferson menyelesaikan banyak kertas-kertas tetapi tidak pernah membantu menulis Deklarasi Kemerdekaan? Begitu juga dengan pekerjaan anda - organisasi anda menghargai kerja dan karya yang diperlukan, bukan kerja sibuk.
Perancangan
Setiap petang Ahad, selesaikan senarai "buat" minggu yang akan datang, dengan sebaiknya menggunakan aplikasi atau perkhidmatan web yang menyegerakkan merentasi semua peranti anda. Serlahkan item yang benar-benar penting untuk kejayaan anda di tempat kerja dan dalam kehidupan peribadi anda. Yang tidak diserlahkan mungkin adalah perkara yang anda boleh mewakilkan, menunda atau mengelakkan sama sekali.
Dalam kewangan, penyampaian kritikal termasuk laporan atau penyelidikan yang perlu tepat dan dikemukakan sebelum tarikh akhir. Organisasi anda disajikan dengan lebih baik jika anda menumpukan pada peningkatan kualiti laporan ini, berbanding dengan melakukan pekerjaan yang baik kepada mereka sehingga Anda dapat membebaskan waktu untuk item tidak penting (seperti menjawab email keutamaan rendah atau mengambil bagian dalam jangka panjang -menganggotai mesyuarat).
Begitu juga, sepuluh minit sebelum berundur setiap hari, selesai menyenaraikan item aksi hari berikutnya dan menghitungnya mengikut kepentingan dan keutamaan. Sekali lagi, tanyakan kepada diri sendiri segala perkara yang anda tidak perlu lakukan - perkara-perkara yang tidak memenuhi ambang produktiviti tertentu.
(Juga, lihat Cari Niche anda dalam Industri Kewangan.)
Multitasking
Kejayaan dalam kewangan bergantung kepada keupayaan seseorang untuk sentiasa menyampaikan hasil yang kritikal dan segera. Apakah maklumat dan data penting yang ditunjukkan oleh pengurus kewangan anda? Apa yang dapat anda sampaikan untuk membantu organisasi anda dan / atau pelanggan anda menang? Adakah ia melibatkan penyerahan laporan audit tepat pada masanya, pengiraan tepat nilai semasa bersih pada projek yang dicadangkan atau memastikan formula di Excel membawa kepada jumlah agregat yang sepatutnya?
Pada penghujung hari, tiada siapa yang peduli terhadap semua e-mel yang anda bertukar, mesyuarat kelab sosial yang anda hadiri atau pemfailan kronologi folder dalam kabinet anda. Multitasking sentiasa menghalang individu daripada memberikan yang terbaik ke atas beberapa kejayaan penting yang majikan mereka benar-benar mengharapkan dari mereka.
Lakukan perkara penting, sukar, mendesak dan bernilai tinggi dahulu terlebih dahulu. Kejayaan dalam kewangan boleh melibatkan kesederhanaan dalam kaedah bagaimana anda mendekati tugas anda. Ini mungkin kelihatan sangat sederhana untuk lulusan baru yang baru dibaca dan tidak dikenali, tetapi lakukan satu perkara pada satu masa dan jangan berhenti sehingga ia selesai. Sekiranya tugas anda berkaitan dengan projek jangka panjang, potonglah ia menjadi tonggak jangka pendek dan selesaikan masa depan. Seperti kata Henry Ford, "Tidak ada apa-apa yang sukar jika anda membahagikannya kepada pekerjaan kecil." Melakukan perkara-perkara dari awal hingga akhir menghapuskan ketidakcekapan yang mahal kerana anda akan mengelak daripada terus memulakan dan mengitar semula pada item yang berbeza dan tidak berkaitan.
(Teroka jenis pekerjaan dalam industri kewangan dengan Pilihan Kerjaya Kewangan untuk Profesional.)
Peti masuk
Peti masuk anda adalah pembuang masa utama. Jika majoriti e-mel anda tidak berkaitan dengan tugas segera anda, maka anda secara sporadis mengisi hari anda dengan maklumat sampah.
Untuk mengelakkan ini:
- Tetapkan masa yang telah ditetapkan untuk menyemak e-mel anda, dan semak peti masuk anda tidak lebih daripada tiga atau empat kali sehari. Buat folder selepas waktu untuk e-mel yang harus anda dapatkan, tetapi itu tidak segera. Folder ini amat berguna untuk anda kembali kepada permintaan penting yang boleh menunggu selama beberapa hari perniagaan sebelum mendapat respon dari anda. Hantarkan e-mel paling kritikal semasa hari kerja anda. Walaupun penting untuk terus dikemas kini dalam kumpulan anda, sebahagian besar masa anda boleh dibazirkan oleh rakan sekerja yang tidak berpengalaman atau kurang disiplin yang membanjiri peti masuk anda dengan mesej yang tidak relevan. Anda boleh mengurangkan jenis e-mel ini dengan tidak memberi respons kepada mereka yang tidak berkaitan dengannya. Memudahkan peti masuk anda sebelum anda meninggalkan kerja. Anda boleh melakukannya dengan membuat folder yang berkaitan dengan projek di mana anda boleh meletak e-mel yang berkaitan dengan masalah tertentu. Menjaga peti masuk anda kosong menjimatkan masa anda dengan menghilangkan mesej bukan teras dari perhatian anda. Sekiranya terdapat barang-barang yang memerlukan perhatian dalam tempoh beberapa jam atau keesokan harinya, maka letakkannya dalam folder mendesak.
Tips Penjimatan Masa Lain
Terus Berterusan Berapa Banyak Masa Anda Sudah Benar
Buat spreadsheet mudah yang membolehkan anda memasuki masa anggaran yang telah dibazirkan kepada perkara-perkara remeh. Lakukan ini setiap hari. Semasa anda membangun dan mengekalkan tabiat ini, anda akan melatih diri anda untuk mengiktiraf perkara yang tidak penting semasa anda menemui mereka.
Hanya Dokumen Kertas Proses Sekali
Setelah diproses, anda boleh memfailkannya, menyerahkannya atau menyingkirkannya.
Mesej Terus Rakan Anda
Berjalan di sekitar pejabat atau antara jabatan anda boleh menelan kos beberapa jam seminggu - dan kami tahu bagaimana mahalnya pada asas tahunan. Kecuali perkara penting atau rumit, menggunakan mesej langsung melalui sistem pesanan korporat atau perkhidmatan web yang diluluskan sering menjadi cara yang lebih berkesan untuk mendapatkan jawapan dengan pelbagai soalan dengan cepat.
Ketahui Mana Segala-galanya pada Masa Yang Diberikan
Ini termasuk maklumat elektronik dan kertas. Jika anda menghargai masa anda, jangan buangnya mencari sesuatu.
Pisahkan Tugas Anda Ke Empat Kategori:
-
Urgent dan penting - seperti laporan kewangan dan perakaunan dengan tarikh akhir yang ketat dan mendekati.
Tidak penting dan penting - seperti rangkaian dalam kumpulan kewangan anda, kelas latihan, dll.
Urus dan tidak penting - seperti mesej sporadis dari peti masuk anda dan "tarikh pendaftaran yang perlu dibayar" untuk mesyuarat kelab.
Tidak mendesak dan tidak penting - seperti perbualan sepuluh minit oleh mesin layan diri, menyemak bola sepak fantasi, dan sebagainya.
(Jelas sekali, anda perlu menghabiskan sebanyak mungkin hari anda pada kategori pertama.)
Perwakilan, Perwakilan, Perwakilan
Inilah yang akan memisahkan anda dari pek semasa anda bergerak ke dalam organisasi. Mengendalikan tugasan yang hanya boleh anda laksanakan. Semasa anda mengasah kemahiran pengurusan masa anda, anda tidak akan mempunyai laporan langsung yang diberikan kepada anda. Tugaskan tugas yang anda tidak perlu mengendalikan diri sebanyak mungkin. Anda hanya perlu melakukan perkara-perkara yang sama sekali memerlukan perhatian atau kepakaran anda.
Jangan Mengurus Keperibadian Anda
Profesional kewangan harus memiliki kemahiran pengurusan masa, tetapi mereka juga harus mempunyai hubungan baik dan muhibah dengan rakan sekerja dalaman dan komuniti luaran. Berfokus secara eksklusif tepat pada masanya boleh membuat anda kelihatan kasar, yang akan menimbulkan banyak orang apabila mereka berada di sekeliling anda, termasuk dalam tetapan pembangunan sosial dan perniagaan. Sekiranya anda tidak berhati-hati, anda akan berfikir bahawa anda adalah guru pengurusan masa, tetapi anda tidak akan menyedari setem "bodoh sosial" di dahi anda.
Kemahiran komunikasi, kepimpinan dan pembangunan perniagaan adalah sama pentingnya dengan kemahiran pengurusan masa. Memandangkan profesional kewangan bergerak dalam kerjaya mereka, kemahiran pengurusan masa sahaja tidak lagi mencukupi untuk membantu mereka mencapai tahap seterusnya (iaitu tahap eksekutif).
Garisan bawah
(Untuk lebih lanjut, baca Kecekapan Kewangan: Panduan Penganalisis untuk Pengurusan Masa.)
