Pelanggan anda akan menggunakan maklumat pada W-9 anda untuk meletakkan nama, nama perniagaan, alamat dan nombor pengenalan pembayar cukai (TIN) pada 1099-MISC yang mereka fail mengenai anda. Mereka akan menghantar satu salinan 1099-MISC kepada IRS dan salinan lain kepada anda pada akhir Januari, selepas penghujung tahun cukai.
Keadaan lain yang anda mungkin diminta mengisi W-9 termasuk:
- urusniaga harta tanah tertentu yang disengajakan untuk menarik balik atau membatalkan penyerahan hak harta tanah yang dijamin bercagar kepada persaraan persaraan individu (IRA)
(Untuk lebih banyak kegunaannya - dan apabila anda perlu mempersoalkan untuk menandatangani satu - baca Tujuan Borang W-9 .)
Arah Langkah demi Langkah
Borang W-9 adalah salah satu bentuk IRS paling mudah untuk diselesaikan, tetapi jika bentuk cukai membuat anda gugup, jangan risau. Kami akan memandu anda melalui cara yang betul untuk menyelesaikannya.
Langkah 1: Masukkan nama anda seperti yang ditunjukkan pada penyata cukai anda. Mudah, kan?
Langkah 2: Masukkan nama perniagaan anda atau nama entiti yang tidak diendahkan, jika berbeza dengan nama yang anda masukkan untuk langkah 1. Sebagai contoh, anda mungkin menjadi pemilik tunggal, tetapi untuk tujuan pemasaran, anda tidak menggunakan nama peribadi anda sebagai Nama Perniagaan; Sebaliknya, anda "menjalankan perniagaan sebagai" beberapa nama lain. Anda akan memasukkan nama itu di sini. Adapun bahagian entiti yang tidak dihiraukan, jika anda tidak tahu apa itu, anda mungkin bukan satu. Jenis entiti yang tidak dikehendaki adalah syarikat liabiliti terhad tunggal.
Langkah 3: Apakah jenis entiti perniagaan anda untuk klasifikasi cukai persekutuan: kepunyaan tunggal, perkongsian, korporat C, perbadanan S, amanah / harta tanah, syarikat liabiliti terhad atau "lain"? Periksa kotak yang berkenaan. Jika anda tidak pasti, anda mungkin pemilik tunggal, kerana anda perlu memfailkan banyak dokumen untuk menjadi salah satu entiti lain.
Langkah 4: Pengecualian. Kemungkinan anda akan meninggalkan kotak ini kosong. Berikut adalah beberapa pengecualian:
1. Payee yang dikecualikan daripada sandaran sandaran, seperti syarikat (dalam kebanyakan kes), mungkin perlu memasukkan kod dalam kotak "Kod penerima pembayaran". Petunjuk Borang W-9 menyenaraikan pembayar yang dikecualikan dan kod mereka dan jenis pembayaran yang mana kod-kod tersebut harus digunakan. Syarikat-syarikat yang mengisi W-9 untuk menerima bayaran faedah atau dividen, misalnya, akan memasukkan kod "5."
2. Pembayar yang dikecualikan daripada pelaporan di bawah Akta Pematuhan Cukai Akaun Luar Negara (FATCA) mungkin perlu memasukkan kod dalam kotak "Pengecualian daripada kod pelaporan FATCA". Kedua-dua kotak ini tidak akan memohon kepada kontraktor bebas biasa atau freelancer.
Langkah 5: Sediakan alamat jalan anda, kota, negeri dan kod pos. Bagaimana jika alamat rumah anda berbeza dari alamat perniagaan anda? Alamat manakah yang harus anda berikan pada borang W-9? Gunakan alamat yang akan anda gunakan pada pulangan cukai anda. Sebagai contoh, jika anda pemilik tunggal yang menyewa ruang pejabat, tetapi anda memfailkan penyata cukai anda menggunakan alamat rumah anda, masukkan alamat rumah anda pada bentuk W-9 jadi IRS tidak akan mempunyai kesulitan yang sepadan dengan 1099s anda dengan bentuk 1040 anda.
Langkah 6: Dalam langkah pilihan ini, anda boleh memberikan nama dan alamat penerima. Anda mungkin ingin mengisi kotak ini untuk menyimpan rekod yang anda berikan nombor pengenalan cukai anda.
Langkah 7: IRS memanggil bahagian Bahagian I ini, yang harus membuat anda tertanya-tanya apa langkah-langkah yang telah anda selesaikan. Di sini, anda mesti memberikan nombor pengenalan cukai perniagaan anda, yang mana akan menjadi nombor Jaminan Sosial individu anda (SSN) jika anda adalah pemilik tunggal atau nombor pengenalan majikan anda (EIN) jika anda jenis perniagaan lain. Sekarang, sesetengah pemilik tunggal juga mempunyai EIN, tetapi IRS lebih suka pemilik tunggal menggunakan SSN mereka dalam bentuk W-9. Sekali lagi, berbuat demikian akan memudahkan untuk menyesuaikan mana-mana 1099s yang anda terima dengan pulangan cukai anda, yang anda akan memfailkan di bawah SSN anda.
Bagaimana sekiranya perniagaan anda baru dan tidak mempunyai EIN? Anda masih boleh mengisi borang W-9. IRS mengatakan anda harus memohon nombor anda dan menulis "dipohon" dalam ruang untuk TIN. Anda akan mendapat nombor ini secepat mungkin kerana, sehingga anda melakukannya, anda akan tertakluk kepada sandaran sandaran. Anda boleh memohon EIN di laman web IRS. Lihat arahan di bawah untuk Langkah 8, Bahagian II, untuk lebih banyak mengenai sandaran sandaran.
Langkah 8: Dalam Bahagian II, anda mesti membuktikan kebenaran semua maklumat anda sebelum anda boleh menandatangani borang W-9. Secara sengaja berbohong pada borang cukai boleh bermakna anda perlu membayar denda atau pergi ke penjara; IRS tidak huru-hara. Sebelum menandatangani borang W-9, di sini adalah kenyataan-kenyataan yang anda perlu mengesahkan adalah benar, di bawah penalti sumpah bohong:
Kebanyakan pembayar cukai dikecualikan daripada sandaran sandaran. Jika anda tidak tahu apa yang IRS bercakap di sini, anda mungkin dikecualikan. Jika anda tidak dikecualikan, IRS akan memberitahu anda, dan syarikat yang membayar anda perlu tahu kerana ia dikehendaki untuk menahan cukai pendapatan dari gaji anda pada kadar rata 24% dan hantar kepada IRS., kini anda tahu satu lagi sebab yang baik untuk tidak menipu pada pengembalian cukai anda: Anda mungkin perlu memberitahu pelanggan masa depan mengenai hal itu, dan ini mungkin membuat syarikat berfikir dua kali mengenai anda. Perkara (c) pada asasnya mengatakan bahawa jika anda pernah tertakluk kepada sandaran sandaran tetapi tidak lagi, tiada siapa yang perlu tahu.
Jika anda seorang asing pemastautin, anda berada dalam keadaan yang jelas. IRS juga menganggap yang berikut sebagai "orang AS": perkongsian, perbadanan, syarikat atau persatuan yang diwujudkan atau dianjurkan di Amerika Syarikat atau di bawah undang-undang Amerika Syarikat; sebuah estet dalam negeri; dan kepercayaan domestik. Jika perniagaan anda adalah perkongsian yang mempunyai rakan kongsi asing, peraturan khusus dikenakan; baca tentang mereka dalam arahan untuk membentuk W-9. Jika anda bukan warganegara AS, anda mungkin perlu mengisi borang W-8 atau borang 8233 sebaliknya.
Anda mungkin tidak perlu risau mengenai perkara ini, yang berkaitan dengan Akta Pematuhan Cukai Akaun Asing.
Sedikit Lagi Mata Sebelum Anda Tandat
Borang W-9 memberitahu anda untuk menyeberang item 2 di atas jika anda telah dimaklumkan oleh IRS bahawa anda kini tertakluk kepada pegangan sandaran kerana anda telah gagal melaporkan semua faedah dan dividen pada pulangan cukai anda.
Anda boleh menyeberang item 2 jika anda mengisi borang W-9 berkaitan dengan transaksi hartanah. Perkara 2 tidak terpakai dalam kes ini, jadi tidak kira jika anda tertakluk kepada sandaran sandaran.
Sekarang, jika anda membaca cetakan halus dalam arahan W-9 dengan teliti, nampaknya menunjukkan bahawa kebanyakan orang tidak perlu menandatangani borang ini sama sekali. Anda pada umumnya hanya perlu menandatanganinya jika IRS telah memberitahu anda bahawa anda sebelum ini memberikan TIN salah. Namun, ketiadaan teknikal, orang yang meminta anda mengisi borang W-9 mungkin akan menganggapnya tidak lengkap atau tidak sah jika anda belum menandatanganinya, dan nasib baik cuba meyakinkan mereka sebaliknya.
Mengembalikan Borang
Kembalikan borang anda yang lengkap W-9 ke perniagaan yang meminta anda mengisi borang tersebut. Secara ideal, anda akan menyerahkannya secara peribadi untuk menghadkan pendedahan anda kepada kecurian identiti, tetapi kaedah ini sering tidak praktikal. Mail dianggap agak selamat. Jika anda mesti menghantar e-mel kepada borang, anda perlu menyulitkan kedua-dua dokumen dan mesej e-mel anda dan semak tiga kali bahawa anda mempunyai alamat e-mel yang betul penerima sebelum menghantar mesej anda. Perkhidmatan percuma disediakan secara dalam talian untuk membantu anda melakukan ini, tetapi periksa reputasi mereka sebelum mempercayai dokumen anda kepada mereka.
Garisan bawah
Memberi maklumat yang tepat mengenai borang anda W-9 akan membantu memastikan bahawa bayaran yang anda terima - atau transaksi lain yang memerlukan borang ini - dilaporkan dengan betul kepada IRS. Sekiranya anda tidak yakin dengan beberapa perkara, seperti klasifikasi perniagaan anda, semak dengan akauntan anda atau penasihat kewangan lain.
