Untuk perniagaan kecil dengan beberapa urus niaga, pemilik perniagaan yang bijak boleh menggunakan Excel sebagai pengganti perisian perakaunan. Excel mempunyai semua alat yang diperlukan untuk mencipta dan mengekalkan lejar am, tetapi ia memerlukan pemahaman yang mendalam mengenai perakaunan asas dan perhatian terhadap perincian. Bagi pemilik perniagaan yang tidak pasti jika mereka bersedia atau mempunyai sumber untuk melabur dalam perisian perakaunan, Excel mungkin merupakan tempat yang baik untuk memulakan menyimpan rekod perakaunan sehingga perisian perakaunan dibeli.
Menggunakan Excel sebagai Lejar Am
Persediaan penyimpanan rekod yang mudah harus terlebih dahulu termasuk lajur untuk tarikh urus niaga, penerangan transaksi, dan nombor rujukan, seperti invois atau nombor cek. Lajur seterusnya akan menyenaraikan setiap akaun yang akan digunakan pada tahun ini. Pemikiran yang teliti harus masuk ke dalam pemilihan akaun, kerana sukar untuk kembali dan membuat perubahan kemudian. Dari kiri ke kanan, akaun pertama yang disenaraikan hendaklah akaun penyata pendapatan, bermula dengan pendapatan dan berakhir dengan perbelanjaan. Seterusnya akan menjadi akaun aset, kemudian akaun liabiliti dan akaun ekuiti yang terakhir.
The lejar umum menggunakan pembukuan double entry untuk menjejaki semua urus niaga syarikat, dan penting untuk mempunyai pemahaman yang kukuh mengenai konsep ini sebelum mula menggunakan Excel sebagai lejar am.
Apakah Penyata Kemasukan Double?
Jika ini adalah syarikat baru, urus niaga pertama mungkin akan menjadi ekuiti yang dilaburkan dalam syarikat. Sebagai contoh, katakanlah seorang usahawan bernama Jane memutuskan untuk membuka sebuah kedai mesin. Dia mempunyai $ 750, 000 dari penjimatan untuk memulakan perniagaan dengan dan membuka akaun pemeriksaan perniagaan dengan dana.
Dengan menggunakan konsep pembukuan dua hala, Jane tahu bahawa transaksi ini akan meningkatkan akaun tunai syarikat (kemasukan debit) dan akan diimbangi oleh peningkatan dalam akaun ekuiti pemilik (entri kredit). Dalam sistem Excel ini, semua penyertaan debit harus direkodkan sebagai nilai positif, sementara semua entri kredit harus direkodkan dengan nilai negatif.
Dalam contoh ini, Jane harus memasuki tarikh urus niaga dan penerangan seperti "modal pelaburan" ke baris pertama hamparan. Dia akan memasukkan kemasukan $ 750, 000 yang positif ke dalam ruang akaun "tunai" hamparan itu, dan kemasukan negatif $ 750, 000 ke dalam ruang akaun "pemilik ekuiti" hamparan. Untuk mengesahkan nombor, Jane harus menggunakan formula Sum untuk memastikan semua penyertaan pada setiap jumlah baris menjadi sifar dolar.
Dari situ, Jane akan terus memasuki satu baris bagi setiap transaksi. Jika dia membeli peralatan dengan wang tunai syarikat itu, Jane akan memasukkan transaksi untuk menunjukkan kemasukan debit, atau positif, ke ruangan akaun "peralatan", dan kredit, atau kemasukan negatif, ke ruang akaun "tunai". Jika dia menjual perkhidmatan pemesinan kepada pelanggan, dia akan merakamkan kredit ke akaun "pendapatan" dan debit ke akaun "ekuiti".
Akhirnya, jumlah bagi setiap lajur akaun hendaklah disimpulkan di bahagian bawah hamparan. Jumlah semua akaun pendapatan boleh ditambah bersama untuk mengira pendapatan bersih semasa. Lajur lain boleh dikonfigurasi seperti yang diperlukan untuk mengira, contohnya, jumlah aset, jumlah liabiliti, dan jumlah ekuiti.
